Durante mucho tiempo, hablar de cumplimiento normativo era hablar de procesos administrativos. Hoy la conversación cambió. En empresas con operaciones internacionales, el compliance empieza a ocupar un lugar estratégico porque determina qué tan rápido puede responder una organización frente al crecimiento, los cambios regulatorios y el aumento de las transacciones. Esa evolución marca la reciente transformación emprendida por Totto.
La compañía opera en 52 países y administra una red cercana a los 250 puntos de venta, además de franquicias, proveedores y múltiples canales comerciales. Coordinar ese ecosistema requiere que la información circule con la misma velocidad con la que se mueve el negocio.
El desafío aumentaba por el volumen documental. Solo en Colombia la empresa recibe entre 3.000 y 3.500 facturas de proveedores cada mes y procesa alrededor de 300.000 facturas mensuales. Mantener el control sobre ese flujo exigía fortalecer la operación sin sacrificar eficiencia.
Las actividades manuales comenzaban a representar un límite para una organización que seguía creciendo. Cada proceso adicional implicaba mayores tiempos de revisión, más posibilidades de reprocesos y una presión constante para garantizar el cumplimiento de las disposiciones regulatorias.
La necesidad dejó de ser únicamente tecnológica. También era un ejercicio de diseño organizacional, donde la automatización debía integrarse al funcionamiento cotidiano de la empresa sin alterar la continuidad de la operación.
«Operar a esta escala implicaba gestionar una complejidad creciente en múltiples frentes, desde la coordinación de nuestra red comercial hasta el cumplimiento de requisitos regulatorios cada vez más exigentes, todo mientras el volumen de transacciones seguía aumentando de manera exponencial», explicó Patricia Bustos, Coordinadora de Cuentas por Pagar en Totto.
La respuesta consistió en integrar un ecosistema que reúne facturación electrónica, gestión documental, automatización de procesos, reportería, inteligencia artificial e integración mediante APIs con Microsoft Dynamics, fortaleciendo la trazabilidad de cada documento.
Este tipo de decisiones coincide con una tendencia internacional. El Global Compliance Study 2025 de PwC muestra que el 82% de las empresas incrementará sus inversiones en tecnología para fortalecer el cumplimiento normativo, impulsadas por la necesidad de reducir riesgos y mejorar la eficiencia.
El cambio permitió que la gestión documental dejara de ser una secuencia de tareas independientes para convertirse en un proceso coordinado, donde la información puede ser monitoreada prácticamente en tiempo real y respaldar decisiones más oportunas.
«El principal objetivo no era únicamente digitalizar documentos, sino orquestar un ecosistema transaccional capaz de responder en tiempo real a las operaciones de alta complejidad de Totto, garantizando al mismo tiempo control, trazabilidad y cumplimiento normativo a lo largo de toda la cadena de procesos», afirmó Joly Anillo, Lideresa de ESTELA en Colombia.
La evolución tecnológica también fortaleció la capacidad de la compañía para responder durante temporadas de mayor actividad comercial, cuando el volumen de operaciones aumenta y la continuidad de los procesos se vuelve especialmente crítica.
«Cuando el cumplimiento digital se integra de forma nativa a la operación, se transforma en una ventaja competitiva que habilita mayor agilidad, control y capacidad de crecimiento en las organizaciones», señaló la líder de ESTELA en Colombia. Más que una modernización tecnológica, el caso demuestra cómo la transformación digital puede comenzar en procesos que tradicionalmente permanecían fuera del foco, pero que hoy impulsan la competitividad de las organizaciones.