Optimizar recursos para un viaje de trabajo no tiene por qué ser una tarea abrumadora. Aquí encontrará algunas recomendaciones para preparar mejor las finanzas de su empresa ante un eventual desplazamiento.
Cuando se trata de realizar viajes de trabajo, muchas empresas enfrentan problemas a la hora de gestionar las finanzas de procesos como ajustar presupuesto, comprar tiquetes o buscar estadía, lo que termina generando sobrecostos, enredos y estrés. Sin embargo, no hay razón para gastar de más cuando se puede optimizar adecuadamente los recursos, especialmente si el motivo detrás del viaje es de carácter inevitable o imprescindible, como cerrar algún negocio o asistir a un evento importante.
Como lo sugiere Sebastian Plazas, Head of Sales de Rindegastos para Colombia, existen diferentes métodos para ahorrar tiempo y dinero al organizar las cuentas de un viaje de trabajo sin caer en la limitación excesiva ni excediendo el presupuesto pactado. Si lo que quiere es evitar los extremos y tener un viaje productivo y placentero, siga estos consejos:
- Establezca un calendario de viajes y eventos: dar este paso de manera proactiva le permitirá comprar tiquetes de transporte y hospedajes a un precio más competitivo, con lo cual podría ahorrar una buena cantidad de dinero. Para ello, es clave que revise con antelación —idealmente a principio de año— qué reuniones podrían tener lugar en su ciudad o país y cuáles podrían requerir trasladarse.
- Incluya un presupuesto adicional en caso de emergencia: muchas empresas con presupuestos cortos suelen brindar viáticos limitados que fuerzan a los viajeros a encontrar maneras de ahorrar dinero a toda costa. Evalúe en qué escenarios usted o sus colaboradores podrían necesitar dinero adicional y cuáles suelen generar gastos extra de manera inevitable, de manera que el objetivo del viaje no se vea truncado por reducir su presupuesto.
- Sáquele provecho a las herramientas digitales: bien sea porque el viaje surgió de manera repentina o porque su equipo de trabajo no cuenta con suficiente tiempo, plataformas como Rindegastos pueden ayudarle a hacer presupuestos y gestionar viáticos. Esta herramienta, además, le evita cargar recibos o facturas en varias plataformas, digitalizándolas por usted simultáneamente mediante una foto tomada con su celular, para que pueda concentrarse en los objetivos de su viaje y tenga un balance actualizado de los gastos a su regreso.
- Busque un seguro de viaje que cubra múltiples riesgos: aunque los viajes de trabajo suelen ser cortos y ligeros, existe la posibilidad de perder un vuelo, requerir un día adicional de estadía o sufrir accidentes. Todos estos imprevistos pueden generar gastos imprevistos que resultan más costosos cuanto más urgentes son, sobre todo si incluyen transporte de emergencia o atención médica.
- Elija destinos estratégicos: siempre que pueda decidir o elegir el punto de encuentro de su viaje, sugiera destinos de negocios que además de ser llamativos, sean económicos y centrales, esto le permitirá reducir costos en comparación con aquellos que por su popularidad son más caros. Por ejemplo, prefiera las ciudades con aeropuertos dentro de la ciudad, para evitar peajes o tarifas adicionales en su transporte o el de sus empleados.
Si bien las características de cada viaje pueden ser distintas, Plazas explica que la idea de gestionar mejor las finanzas previas a un viaje no debe ser reducida a buscar únicamente precios más bajos o acortar sus estadías a tal punto de tener un itinerario apretado. “Algunas empresas creen que es una tarea titánica organizar un viaje de trabajo que sea bueno, bonito y barato, sin saber que esta no siempre es una fórmula exitosa y que, en realidad, todo está en saber optimizar gastos, muchas veces confiando en el poder de la tecnología para encontrar las mejores opciones”, agrega.
Lo mejor de relegar ciertas tareas a la tecnología contable es el poder de la automatización de cálculos y valores. Rindegastos, por ejemplo, permite una conversión automática de los valores que usted pagó en otras divisas a partir de tasas de cambio oficiales, gracias a que la plataforma está conectada con el Banco de la República. Esto garantiza que no haya errores de cálculo con la típica confusión sobre cuál es la tasa correcta a usar, haciendo que viajar al exterior sea práctico y sencillo. Incluso, la app funciona sin internet, lo que es conveniente cuando no se tiene un plan de datos, acceso a roaming internacional o durante un vuelo, permitiendo aprovechar el sistema desde cualquier parte del mundo.
Y si se trata de legalización de documentos a la distancia, una de las principales trabas y reprocesos ocurren cuando se debe esperar una aprobación del otro lado del mundo —o del mismo país—. Con soluciones digitales como Rindegastos, no es necesario esperar a que el líder o jefe de área llegue de regreso para pasar facturas o solicitar un documento que no se ha subido, pues durante el viaje puede confirmar si lo que pidió se puede legalizar o falta algo, todo a través de la plataforma en tiempo real.
Debido a que usualmente los viajes de trabajo están ligados al volumen de trabajo y el tamaño de la empresa, cada equipo suele tener identificado el motivo más recurrente de estos viajes, por lo que es fundamental la planeación anticipada y contar con herramientas que permitan ejecutarlo sin contratiempos, haciendo una experiencia amena antes, durante y después del viaje.