Aprovechar el desarrollo de herramientas y plataformas tecnológicas puede optimizar la productividad de los recursos humanos de una empresa al reducir tareas contables y financieras que terminan siendo repetitivas y altamente propensas a errores, que cuestan mucho tiempo y dinero.
Para Alfonso Cuadra, CEO de Rindegastos, la plataforma que ayuda a empresas a digitalizar sus legalizaciones de gastos al 100%, uno de los principales cuellos de botella se produce debido a trámites contables que involucran legalizaciones, ajuste de facturas y reporte de gastos, pues estas actividades requieren un alto nivel de detalle y consumen más tiempo al ser tareas recurrentes que se realizan varias veces al día. “Automatizar procesos contables es, quizás, uno de los pilares de la productividad en las empresas hoy en día, pues se libera cierta carga laboral de los equipos de trabajo apoyándose en tecnología que puede programarse para cumplir acciones simples reducen el tiempo y aumentan la atención al detalle”, explica Cuadra.
En la actualidad, existe un despliegue de herramientas informáticas —muchas de ellas con tecnología de nube— que alivian la gestión corporativa en términos financieros, haciendo más fácil administrar y revisar facturas físicas, facturas electrónicas y hasta recibos de caja que usualmente deben pasar por la aprobación de diferentes personas. Lo sorprendente de estos insumos tecnológicos son las funciones que ofrecen para efectuar cada tipo de tarea como, por ejemplo, al digitalizar planillas o calcular tarifas e impuestos con una simple configuración y el uso de inteligencia artificial, todo desde un teléfono móvil.
Lo que muchas empresas desconocen es que estas plataformas no solo pueden ayudar a incrementar la productividad colectiva e individual de sus equipos, sino que además están detrás de una mejora en el bienestar de sus colaboradores al simplificar sus esquemas de trabajo, en mayor medida porque estas herramientas impulsan la eficiencia al reducir horas de trabajo en actividades que deben ser evaluadas numerosas veces, reduciendo significativamente el estrés y siendo un detonante del aumento de la productividad en la cultura de trabajo.
Para el caso de Rindegastos, Sebastián Plazas, Director de Ventas en Colombia de la compañía, explica que la plataforma ayuda a ahorrar hasta un 75% de tiempo que se invierte en ejercicios de contabilidad y facturación ya que, por lo general, las empresas requieren pagar un equipo de trabajo técnico y licencias de software especializado —entre otras expensas provenientes del manejo contable— para obtener balances impecables que luego tendrán que ser nuevamente revisados en época de legalizaciones tributarias, pues un gran número de empresas, sobre todo pymes, conservan pilas de planillas y documentos que podrían ser digitalizados para una mejor visualización.
“Acelerar todos estos procesos mediante plataformas como Rindegastos termina siendo un beneficio para las empresas y sus empleados al reducir costos que se creía que eran fijos, mientras permite procesar datos contables de alta complejidad en cuestión de segundos, ahorrando horas de trabajo y errores manuales que terminan generando sobrecostos, y en ocasiones multas por omisión de información o falta de actualización en las tarifas tributarias”, detalla Plazas.
Sin embargo, se estima que un 73% de las compañías enfrenta obstáculos en el manejo de tecnología debido a una escasez de talento, lo que estaría truncando la acogida de herramientas productivas que requieren de ciertos conocimientos. Al respecto, Plazas comenta que es clave adoptar plataformas que puedan ser manejadas por casi cualquier persona en la jerarquía de un equipo, pues los empleados involucrados en determinados procesos deben tener facilidad para cargar documentos, realizar modificaciones y automatizar cálculos que sean aprobados en un flujo de trabajo colaborativo con niveles de acceso y permisos para mantener la información segura.
De esta manera, es evidente la labor que las herramientas de legalizaciones contables ejercen en la productividad de las empresas y cómo su impacto puede ayudar a estimular un mejor rendimiento en los equipos mediante la automatización de procesos y la digitalización de información, facilitando la coordinación de actividades que reduzcan la carga laboral. Esto se traduce en una reducción de tiempo en actividades manuales, propensas a equivocaciones, y una mayor concentración en tareas que requieren de creatividad, innovación y organización.